Door: Robert Borkes
Recentelijk deed ik in het kader van “digitale transformatie” een mooie opdracht bij een grote maatschappelijk organisatie. Het bestuur wilde graag “datagedreven” worden en zodoende ook “datagedreven besluiten” nemen.
Voortvarend zijn we aan de slag gegaan met het in beeld brengen van het besluitvormingsproces en de bijbehorende strategische thema’s. Vanuit GEA bekeken is dat relatief eenvoudig:
- Wat zegt de strategische driehoek (zingeving)?
- Wat zeggen de operationele perspectieven (vormgeving) en
- Welke verbanden (samenhang) zijn aanwezig tussen zingeving en vormgeving?
We willen immers resultaten behalen door onze visie (zingeving) te vertalen naar de operatie (vormgeving).
Als we het ‘standaard’ GEA-stappenplan volgen, dan analyseren we de beschikbare (beleids)documenten, halen daar richtinggevende uitspraken uit, categoriseren deze en we analyseren de samenhang door middel van matrices (bijvoorbeeld tussen doelen en strategie, om te toetsen of elke strategie te koppelen is aan een of meerdere doelen). Dat is een gedegen, maar arbeidsintensieve aanpak.
In deze casus is gebruik gemaakt van een andere werkwijze. Er is tooling ingezet die op basis van tekstanalyse inzicht geeft in de samenhang tussen zingeving en vormgeving.
Een eerste analyse van strategische documentatie uit (1) de strategische driehoek leverde vooral financiële onderwerpen op zoals kosten, beheersbaarheid en compliancy. Terwijl het bestuur richting de perspectieven vooral sprak over kwaliteit van dienstverlening, innovatie en vertrouwen. M.a.w. tussen “zingeving” en “vormgeving” werd letterlijk niet dezelfde taal gesproken.
Toen we vanuit deze startpositie gingen kijken naar datagedreven besluitvorming werd het pas echt interessant. Want op welke thema’s (woorden) wordt nu überhaupt gestuurd? Daarvoor heb ik (let op!) een analyse gemaakt van de “ongestructureerde” data op zowel zingeving- als vormgeving niveau die randvoorwaardelijk is voor de besturing (lees: besluitvorming). Dit met als doel het gemeenschappelijk vocabulaire te analyseren en de besturing inzichtelijk te maken.
Toen ik de resultaten uit deze analyse presenteerde was de reactie van het bestuur overduidelijk. Nee, we herkennen ons totaal niet in deze resultaten en deze analyse klopt niet! Mijn antwoord; dat zou kunnen kloppen want u schrijft (1) beleidsmatig over kosten, beheerbaarheid en compliancy, maar (2) praktisch stuurt u op kwaliteit van dienstverlening, innovatie en vertrouwen.
M.a.w. om datagedreven besluitvorming mogelijk te maken is het noodzakelijk om eerst datagedreven te gaan organiseren. Dat lijkt ingewikkeld maar is het niet.
- Zorg dat in de ongestructureerde data (documenten) waarop gestuurd wordt dezelfde taal is gehanteerd, en;
- Er een sterke samenhang is in deze documentstructuur tussen “zingeving” en “vormgeving”.
Vanuit het GEA kernteam onderzoeken we of en hoe analyses van ongestructureerde data, zoals in bovenstaande casus toegepast, van toegevoegde waarde zijn. Het helpt daarbij om over veel casuïstiek te beschikken. We horen het graag als je ons hierbij willen helpen. Je krijgt geheel vrijblijvend een analyse van je beleidsdocumentatie en je helpt het GEA kernteam om de methode verder te ontwikkelen. Wil je meewerken of meer weten? Stuur een mail naar info@groeiplatformgea.nl