Door: Rob Stovers
In de eerste vier blogs over de doorontwikkeling van de casus van de (fictieve) ‘Supermarkt Greatfood’ hebben we het GEA-framework opgebouwd, geanalyseerd en verbeterd. Dat is op zich al heel zinvol en waardevol, maar nog niet het uiteindelijke doel. In de vijfde blog verleggen we de focus naar het vraagstuk dat we, met behulp van het GEA-framework, willen gaan oplossen. Maar je kunt een vraagstuk pas oplossen als je het goed genoeg kent. De derde stap in het GEA-stappenplan is dan ook de vraagstukanalyse.
Het vraagstuk: de komst van een AZC
De vraagstukken die we met behulp van GEA willen oplossen, zijn vraagstukken die voor een organisatie strategisch van aard zijn en waarbij je aanvoelt dat de oplossing vanuit meerdere invalshoeken moet komen. Bij dat type vraagstukken is het belangrijk om een integrale en holistische aanpak te hanteren om tot een evenwichtige, samenhangende en weloverwogen oplossingsrichting te komen. Dit voorkomt dat er aspecten worden onderschat, overschat of vergeten.
Supermarkt Greatfood wordt geconfronteerd met het feit dat er over drie maanden in de directe omgeving een AZC wordt geopend voor ongeveer 1000 asielzoekers. Dit AZC zal er voor minimaal drie jaar zijn. De asielzoekers hebben ruime bewegingsvrijheid en beschikken alleen over contant geld.
Het vraagstuk luidt als volgt:
Hoe en in welke mate gaan we als supermarkt Greatfood anticiperen op de komst van het AZC?
Eerst goed analyseren, dan pas een oplossing bedenken
Een veelgemaakte fout is dat direct naar een oplossing wordt gezocht (heel menselijk!), nog voordat het vraagstuk goed en wel is geanalyseerd. Dit heeft een aantal risico’s in zich. Ten eerste is er het risico van symptoombestrijding, terwijl we het echte vraagstuk (de vraag achter de vraag) onvoldoende in beeld hebben. Ten tweede worden zinvolle veranderinitiatieven, vooral vanuit invalshoeken waar je in eerste instantie niet aan denkt, over het hoofd gezien. Het vraagstuk wordt dan te snel ‘in een hokje’ geduwd. Ten derde is er het risico dat bij een te snel gekozen oplossing veel herstelacties nodig zijn in de uitvoering door ‘voortschrijdend inzicht’, terwijl je die inzichten ook met een goede analyse vooraf had kunnen hebben.
Kortom: het is belangrijk om een goed en gedragen beeld te hebben van het vraagstuk. We kijken doorgaans naar de volgende aspecten:
- Aanleiding en oorzaken: wat maakt dat het vraagstuk zich voordoet?
- Urgentie: hoe snel moet er een oplossing komen voor het vraagstuk?
- Belang: welke voordelen (al dan niet financieel) levert het op als we het vraagstuk oplossen (of: welke negatieve effecten treden op als we het vraagstuk negeren)?
- Risico’s: welke risico’s zien we (op voorhand) bij het oplossen van het vraagstuk én bij het niet oplossen van het vraagstuk?
- Implicaties: welke implicaties zien we (op voorhand) bij het oplossen van het vraagstuk én bij het niet oplossen van het vraagstuk?
Zonder hier de volledige vraagstukanalyse op te nemen, geven we er voor de beeldvorming van elk onderdeel een voorbeeld voor het vraagstuk van de supermarkt.
Aanleiding en oorzaak is een besluit van de gemeente tot het vestigen van een AZC op verzoek van de overheid. De urgentie is hoog, al over drie maanden moet de supermarkt klaar zijn voor de komst van het AZC. Een van de belangen is dat de supermarkt kan profiteren van een grotere klantpopulatie voor ten minste drie jaar. Eén van de voorziene risico’s is een negatieve reactie van de buurt op de komst van het AZC. Een implicatie die we op voorhand zien is dat we rekening moeten houden met het feit dat er meer met contant geld wordt afgerekend.
De vraagstukanalyse geeft richting aan de oplossing
Met een goede vraagstukanalyse geef je al kaders mee voor de oplossing. Zo zien we voor het vraagstuk van de supermarkt onder meer dat:
- De oorzaken vooral externe factoren zijn, hetgeen betekent dat die of niet weg te halen zijn of dat je daarvoor afhankelijk bent van externe partijen. In dit geval zal de supermarkt niet in staat zijn het besluit van de gemeente terug te draaien. Wel kunnen we zorgen voor het intensiveren van de contacten over de uitvoering van het besluit.
- De urgentie hoog is, hetgeen betekent dat veranderinitiatieven die worden voorgesteld op korte termijn realiseerbaar moeten zijn
- De risico’s en implicaties aangeven dat zowel gekeken moet worden naar kansen (hoe benutten we de potentieel grotere klantpopulatie?) als naar het inperken van risico’s (hoe houden we de relatie met de huidige klantpopulatie goed?)
Perspectiefeigenaren die meedenken over de oplossing moeten zich bewust zijn van deze karakteristieken om realistische en effectieve veranderinitiatieven aan te dragen.
In de volgende blog gaan we kijken naar de totstandkoming van de oplossingscontour van het vraagstuk. En dat begint met…..het met elkaar delen van de vraagstukanalyse!