De mensen in en in relatie tot de enterprise architectuurfunctie

Door: Roel Wagter

Inleiding

In mijn vorige blog van januari 2025 ben ik ingegaan op de besturing van de enterprise architectuurfunctie [1]. Dit betrof één van de zeven aspecten die naar mijn mening nodig zijn om de enterprise architectuurfunctie (EA-functie) effectief te laten functioneren. Zie Figuur 1 en de toelichting onder ‘Aspecten van de EA-functie’. Zoals toegezegd in laatstgenoemde blog ga ik In deze blog dieper in op het aspect ‘de EA-mensen’ en wel de mensen in én in relatie tot de EA-functie.

Aspecten van de EA-functie

De EA-functie bestaat uit de volgende inhoud te geven en uit te voeren aspecten [3, 4, 5, 5] (zie Figuur 1):

Een gedragen EA-visie waarin duidelijk is gemaakt waarom deze functie bestaat c.q. nodig is, en een concretisering van de te leveren bijdragen aan de organisatie en de wijze waarop.
EA-processen bestaande uit de uit te voeren activiteiten om al hetgeen verwoord in de EA-visie te kunnen waarmaken.
De EA-producten resulterende uit de EA-processen waarmee het waarmaken van de beloften uit EA-visie geconcretiseerd worden.
De EA-mensen (enterprise architecten) die de EA-processen uitvoeren en de EA-producten gestalte geven.
De EA-middelen bestaande uit de nodige budgetten en overige nodige hulpmiddelen als EA-tools e.d.
De EA-besturing om alle EA-zaken in goede banen te leiden. Anders gezegd de PCA van de PDCA besturingscyclus [6].
De EA-methode die ten behoeve van alle onder de punt 1 tot en met 6 genoemde zaken richtinggevende kaders bevat.

Figuur 1: Aspecten van de enterprise architectuurfunctie (Stovers ea, 2020)

De mensen in relatie tot de Enterprise architectuurfunctie

Eerst ga ik in op de mensen die in relatie tot de EA-functie staan. Dat zijn achtereenvolgens:

De Chief Executive Officer (CEO) c.q. het equivalent in overheidsorganisaties als SG, DG, AD, Gemeentesecretaris, e.d.
De sponsor
De perspectiefeigenaren
De vraagstukeigenaar
De portfoliomanager
De programmamanager
Overige stakeholders

Ad 1) De Chief Executive Officer (CEO) c.q. het equivalent in overheidsorganisaties als SG, DG, AD, Gemeentesecretaris, e.d.

Deze persoon uit bovenstaande rij vind ik de belangrijkste voor wat betreft de relatie tot de enterprise architectuurfunctie. Ik zie hem/haar dan ook als dé architect van de organisatie. Daarom ga ik eerst wat dieper in op de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van deze functie.

Als ik de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van een CEO nog eens nalees in De Nederlandse Corporate Governance Code [7], de Corporate Governance Code 2022 [8], alsmede een aantal websites [9, 10, 11, 12, 13] raadpleeg, kom ik tot de volgende samenvatting.

Verantwoordelijkheden van een CEO

Strategisch leiderschap – Bepalen van de langetermijnvisie en strategie van de organisatie.
Dagelijkse bedrijfsvoering – Eindverantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de organisatie.
Innovatie en groei – Nieuwe markten verkennen, bedrijfsmodellen ontwikkelen en innovatie stimuleren.
Financieel beheer – Bewaken van de financiële gezondheid, goedkeuren van budgetten en investeringen.
Personeelsbeleid – Aansturen van het managementteam en beslissingen nemen over belangrijke aanstellingen.
Relaties met stakeholders – Contact onderhouden met aandeelhouders, klanten, overheden en andere belanghebbenden.
Bedrijfscultuur en ethiek – Creëren en bewaken van een positieve en ethische werkcultuur.
Risicobeheer – Identificeren en mitigeren van risico’s die de bedrijfsvoering kunnen beïnvloeden.

Bevoegdheden van een CEO

Strategische beslissingen nemen – Goedkeuren van bedrijfsstrategieën, fusies en overnames.
Aansturen van het managementteam – Direct leidinggeven aan CFO, COO, CIO, CTO, CMO, en andere topmanagers.
Financiële beslissingen – Investeringen goedkeuren, kostenbeheersing implementeren en budgetten bepalen.
Vertegenwoordiging van de organisatie – Het bedrijf extern vertegenwoordigen bij stakeholders en media.
Organisatie-inrichting bepalen – Structuur en werkprocessen aanpassen voor maximale efficiëntie.

De EA-functie kan op veel van deze verantwoordelijkheden en bevoegdheden ondersteuning bieden. Vooral als het gaat om de verantwoordelijkheid ‘Eindverantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de organisatie’ en de bevoegdheid ‘Organisatie-inrichting bepalen’.

Echter wat ik als een belangrijk overall punt zie is de verantwoordelijkheid om al deze verantwoordelijkheden en bevoegdheden een coherent geheel te doen zijn. Met name de verantwoordelijkheid en bevoegdheid om de coherentie te stimuleren en te bewaken van het ‘reilen en zeilen van de organisatie’ en het ‘bepalen van de daarbij behorende organisatie inrichting’ is naar mijn mening een door de CEO gedelegeerde verantwoordelijkheid en bevoegdheid van zijn/haar architect zijn aan de EA-functie. Dit impliceert dat de EA-functie rekening en verantwoording aflegt aan de CEO.

Ad 2) De sponsor

Om commitment van het CxO-level te verkrijgen is in de jarenlange EA-praktijk gebleken dat het maar al te vaak een moeizame zaak is om op dit level een sponsor te vinden. Deze sponsor dient naar mijn mening de CEO te zijn. De CEO kan natuurlijk dit noodzakelijke sponsorship aan een ander CxO-lid delegeren. De sponsor nodigt bijvoorbeeld de deelnemers uit voor uit te voeren workshops in het kader van de uitvoering van de EA-functie. In het geval van de validatie van de samenhang op zingevingsniveau zijn dit de CEO én overige CxO-leden. De opkomst bij dit soort workshops, die uiterst essentieel is voor het verkrijgen van de beoogde resultaten, was in mijn EA-praktijk waarbij de sponsor de uitnodigingen deed uitgaan substantieel beter.

Ad 3) De perspectiefeigenaren

De perspectiefeigenaren zijn de vertegenwoordigers van de onderkende bestuurlijke invalshoeken (perspectieven). Ze worden door de CEO in deze rol gevraagd, waarbij duidelijk wordt gemaakt dat zij over het mandaat beschikken om oplossingsvoorstellen in te brengen bij het ontwikkelen van oplossingscontouren voor belangrijke vraagstukken. Oftewel: ze hebben directe invloed op de ontwikkeling van de organisatie. Ik zie dit gremium van perspectiefeigenaren het liefst als ‘directieraad’ geduid. Ook wordt in het geval op het niveau van vormgeving nieuwe richtinggevende kaders ontstaan, door de betreffende perspectiefeigenaren bij de CxO-leden gecheckt of dit in lijn is met de elementen op zingevingniveau en vice versa.

Ad 4) De vraagstukeigenaar

De vraagstukeigenaar is degene die verantwoordelijk is voor het oplossen van een vraagstuk. Dat kan de sponsor of één van de perspectiefeigenaren zijn maar dat hoeft niet. In de EA-functie

wordt deze rol onderkend daar met deze persoon (of personen) de vraagstukanalyse wordt uitgevoerd. De vraagstukeigenaar presenteert de uitkomsten van de vraagstukanalyse in de workshop met perspectiefeigenaren waarin de oplossingscontour voor het vraagstuk wordt ontwikkeld. Dit met als doel zeker te stellen dat de laatstgenoemden het vraagstuk daadwerkelijk doorgronden en hierdoor in staat zijn een bijdrage aan een oplossing te leveren. In de EA-praktijk is vaak gebleken hoe belangrijk het is om de vraagstukeigenaar te onderkennen en met deze persoon of personen de vraagstukanalyse uit te voeren. Na deze analyse wijzigt het oorspronkelijk aangekaarte vraagstuk in veel gevallen substantieel.

Ad 5) De portfoliomanager

De portfoliomanager is verantwoordelijk voor het samenstellen en bewaken van de veranderportfolio van een organisatie. De EA-functie en portfoliomanagement hebben een wederkerige relatie. Aan beide kanten kunnen zich wijzigingen voordoen, die invloed hebben op de andere discipline.

Vanuit de portfoliouitvoering kan het noodzakelijk blijken het portfolio aan te passen, bijvoorbeeld in het geval van bezuinigingen of capaciteitsproblemen. Omdat dit mogelijk invloed heeft op het realiseren van de integrale oplossingscontour van een vraagstuk, moeten de consequenties worden ingeschat door de EA-functie, in samenwerking met de vraagstuk- en perspectiefeigenaren. De bevindingen worden meegenomen in de overwegingen bij het aanpassen van het portfolio.

Andersom kan het zo zijn dat de context van een vraagstuk in de loop van de tijd verandert, resulterend in een gewijzigde oplossing. Bijvoorbeeld omdat doelstellingen veranderen, externe ontwikkelingen een vraagstuk urgenter of minder urgent maken en risico’s zich al dan niet manifesteren. In dat geval zal door de EA-functie de impact op de integrale oplossingscontour en het realisatieplan van de oplossingscontour in beeld worden gebracht, waarna het wordt vastgesteld door de betreffende stakeholders. In overleg met portfoliomanagement wordt dan bekeken op welke manier dit in het portfolio kan worden ingepast.

Ad 6) De programmamanager

De programmamanager is in de visie van de EA-functie de verantwoordelijke voor de transitie die volgt op de geaccordeerde en met de portfoliomanager afgestemde oplossingscontour. Uit het

EA-stappenplan, zie Figuur 2 , ontstaat voor het betreffende vraagstuk een realisatieplan, waarna de daarin opgenomen ontwikkelingen in het veranderportfolio worden opgenomen.

Figuur 2. Het EA-stappenplan (Stovers ea, 2020)

De onderdelen van het realisatieplan zijn de stuurinstrumenten voor de ontwikkelingen waarmee de programmamanager van start gaat. De enterprisearchitect steunt de programmanager via toelichtingen op dit realisatieplan en ziet daarnaast toe of de transitie zich binnen deze kaders blijft bewegen.

Ad 7) Overige stakeholders

Veelal is op zingevingsniveau een stakeholdersanalyse uitgevoerd waarbij het duidelijk is wat de rollen en belangen van deze stakeholders zijn. Interne stakeholders, zoals een voorzitter van de ondernemingsraad, zijn in de EA-praktijk veelal perspectiefeigenaar. Het zal in de praktijk van de situatie afhangen of het zinvol is om externe stakeholders te betrekken in de door de EA-functie te hanteren workshops. Veelal worden externe stakeholders zoals externe accountants en toezichthouders door één of meerdere CxO-leden vertegenwoordigd. Mocht specifieke kennis van externe stakeholders nodig zijn in een EA-workshop, dan kunnen zij voor die specifieke workshop worden uitgenodigd. Tot slot zijn er nog veel architectuurrollen te onderkennen waarmee de EA-functie een relatie onderhoudt. Denk aan architectuurrollen als de business architect, informatiearchitect, data-architect, applicatie architect, information security architect, technische infra-architect, etc. De relatie bestaat eruit dat de EA-functie over functionele bevoegdheden beschikt ten aanzien van de hiervoor genoemde architectuurrollen.

De mensen in de enterprise architectuurfunctie.

Hier ga ik in op de mensen binnen de EA-functie qua taakgebied, rol, verantwoordelijkheid en competenties. Zie Figuur 3.

Figuur 3. Taakgebieden, rollen, verantwoordelijkheden en competentie EA-functie (Stovers ea, 2020).

Dat zijn achtereenvolgens:

De Chief Architect Officer (CAO)
De EA-ontwerper
De EA-adviseur
De EA-programma-architect
De EA-beheerder

Ad 1) De Chief Architect Officer (CAO)

De Chief Architect Officer is in delegatie van de CEO verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de EA-functie en stimuleert en bewaakt hiermee de samenhang van de organisatie. Hierbij is hij/zij in dit kader bevoegd functionele richtlijnen uit te vaardigen aan overige CxO-leden en overig managent. Hij/zij legt rekening en verantwoording af aan de CEO en geeft gevraagd en ongevraagd advies binnen de kaders van ‘het sturen op samenhang’.

Ad 2) De EA-ontwerper

De EA-ontwerper is verantwoordelijk voor het opstellen van het EA-framework waarmee voor de organisatie de samenhang op én tussen het zingevingsniveau en vormgevingsniveau wordt geëxpliciteerd en gekwantificeerd. Hiermee een additioneel stuurinstrument verstrekkend ten behoeve van het nemen van besluiten voor strategische issues en de vervaardiging van oplossingscontouren voor belangrijke vraagstukken. Additioneel in die zin dat hierdoor de invloed van een oplossingscontour op de mate van samenhang van de organisatie een extra weging coëfficiënt qua besluitvorming inhoudt. De EA-ontwerper stelt het EA-framework op in nauwe samenwerking met de perspectiefeigenaren en valideert dit met laatstgenoemden op vormgevingsniveau en met CxO-leden op zingevingsniveau. Indien het aan de orde is zal hij/zij dit binnen de organisatiegrenzen doen op diepere niveaus via toepassing van recursie en op horizontale niveau via projectie. Als het nodig blijkt om het EA-framework over de organisatiegrenzen heen te vestigen zal hij/zij dit doen via multilaterale toepassing. Denk hierbij aan allianties, fusies, ketens- en andere netwerksituaties.

Ad 3) De EA-adviseur

De EA-adviseur is verantwoordelijk voor het nauwgezet volgen van de strategische koers van de organisatie en de continue amenderingen daarop. Hij/zij brengt continu de mate van invloed van genomen/te nemen strategische beslissingen op de mate van samenhang van de organisatie in beeld en de bijbehorende gevolgen. Waar nodig zal hij/zij in voorkomende gevallen mitigerende voorstellen doen c.q. van relevante stakeholders verlangen ter voorkoming van verminderde samenhang.

Ad 4) De EA-programma-architect.

De EA-programma-architect is verantwoordelijk voor het onderhouden van de relatie tussen de EA-functie en de veranderorganisatie c.q. het portfoliomanagement. In het geval er geen sprake is van een ‘veranderorganisatie’ en alles direct in de lijn/staforganisatie wordt opgepakt, onderhoudt hij/zij de relatie met de betreffende lijn- en staffunctionarissen. De EA-programma-architect bespreekt met en licht de betreffende oplossingscontouren toe aan de portfoliomanager en koppelt mogelijkheden en onmogelijkheden (veelal resources-, capaciteits-, tijd- en budget issues) terug aan perspectief- en vraagstukeigenaren. In situationele gevallen zal er sprake zijn van een permanente onderhoudsrelatie.

Ad 5) De EA-beheerder

De EA-beheerder is verantwoordelijk voor het continu actueel houden van het EA-framework. Hij/zij zal continu impulsen krijgen voor actualisering vanuit de oplossingscontouren die over het algemeen wijzigingen op de bestaande kaders op zowel zingevings- als vormgevingsniveau opleveren. Daarnaast zullen de rapportages van de gangbare besturingscycli en CxO-besluiten op spontaan ontstane situaties aanpassingen op het EA-framework inhouden. Bijzondere uitdaging voor de EA-beheerder is naast het continu actueel houden van het EA-framework, bij iedere significante aanpassing de gewijzigde kwantiteit van de samenhang van de organisatie te berekenen en te rapporteren. De invulling van deze rollen en hun taakgebieden zullen in de praktijk situationeel ingevuld zijn. Een rol kan door één of meerdere personen vervuld worden c.q. één persoon kan meerdere rollen vervullen.

Tot slot

In het voorgaande ben ik ingegaan op de besturing van de EA-functie [1] en de mensen in en in relatie tot de EA-functie. Zoals wellicht is af te leiden uit Figuur 1 is er meer nodig om de EA-functie tot een succes te maken. Onder andere is de factor ‘EA-producten’ daar cruciaal in. Maar daar over in een volgende blog meer.

Mocht u het niet met mij eens zijn, andere ideeën hebben over de bemensing van de EA-functie en hun relaties dan houd ik mij van harte aanbevolen voor reacties.

Referenties:

1. Besturing van de enterprise architectuur functie. Hoe doe je dat? Besturen van de enterprise architectuurfunctie. Hoe doe je dat? – Solventa

2. Stovers, R., Ruijter, J.D., Wagter, R.: GEA Enterprise Architecture in de praktijk: Betere prestaties door sturen op samenhang. Uitgeverij Dialoog, Zaltbommel, Nederland (2019)

3. Stovers, R., Ruijter, J.D., Wagter, R.: GEA Enterprise Architecture in Practice: Better Performance by Managing Coherence. Dialoog, Zaltbommel, the Netherlands (2021)

4. Wagter, R.: Enterprise Coherence Governance. Ph.D. thesis, Radboud University, Nijmegen, the Netherlands (2013)

5. Proper, H.A., Wagter, R., Bekel, J.: Enterprise coherence with GEA- A 15 year co-evolution of practice and theory. In: Serral, E., Stirna, J., Ralyté, J., Grabis, J. (eds.) The Practice of Enterprise Modeling- 14th IFIP WG 8.1 Working Conference, PoEM 2021, Riga, Latvia, November 24–26, 2021, Proceedings, Lecture Notes in Business Information Processing, vol. 432, pp. 3–18. Springer (2021). https://doi.org/10.1007/978-3-030-91279-6_1

6. Deming, W.E.: http://nl.wikipedia.org/wiki/Kwaliteitscirkel_van_Deming, last visited January 10, 2025

7. Strikwerda. J.: De Nederlandse Corporate Governance Code, Ingeleid, toegelicht en becommentarieerd (2018)

8. Corporate Governance Code 2022; Corporate Governance Code 2022 | Monitoring Commissie Corporate Governance

9. Functieomschrijving voor CEO (Chief Executive Officer) Wat betekent CEO? | Indeed.com Nederland

10. Algemeen Directeur/CEO What is C-level recruitment? | People Select

11. CEO betekenis, rol en verantwoordelijkheden CEO betekenis en rol binnen een bedrijf – Start Met Gemak

12. Chief Executive Officer (CEO): wat is en wat doet een CEO? Chief Executive Officer (CEO): wat is en wat doet een CEO? – Ondernemersblog.nl

13. Wat doet een CEO? Wat doet een CEO? . Werkzoeken.nl