Door: Roel Wagter
Dit onderdeel van de body of knowledge van GEA (General Enterprise Architecting) is door mij toegelicht op de Digital Architecture Design Day 2021 te Amersfoort. Gezien de enthousiaste reacties die ik naar aanleiding daarvan mocht ontvangen hierbij een beknopte samenvatting.
Waarom de EC-Index
Een belangrijk fundament in de GEA-visie is de volgende hypothese:
Er bestaat een positieve correlatie tussen het niveau van samenhang en het niveau van performance in organisaties.
Er van uitgaande dat deze hypothese waar is, dan volgt hieruit dat het aspect ‘samenhang’ in organisaties een belangrijk gegeven is. Dermate belangrijk dat je dit gericht wilt beïnvloeden, en zowel de beïnvloeding als het resultaat van beïnvloeding wilt meten. In deze visie zijn wij gesterkt door het onderzoek van Paul Leinwand en Cesare Mainardi, gepubliceerd in hun artikel The Coherence Premium, Harvard Business Review, June 2010, waarin zij bovenstaande hypothese bewezen hebben. De EC-Index is kort samengevat ontwikkeld om:
- samenhang als een resultaat van ‘sturen op samenhang’ te kunnen meten
- eventuele omissies in de samenhang op zowel een niveau van ‘zingeving’ als ‘vormgeving’ snel te kunnen duiden
- te komen tot een hoger bewustzijn van de ‘samenhangstatus’ en daarmee tot een betere besturing, samenwerking en performance.
- het inzicht te bewerkstelligen van de noodzaak om ‘sturen op samenhang’ te implementeren en de EC-Index metingen op te nemen in de bestaande control cycli.
Positionering van de EC-index in het GEA body of knowledge
De EC-Index is binnen de kaders van de GEA-visie één van de vier ontwikkelde artefacten (zie onderstaande figuur) om de samenhang in organisaties gericht te beïnvloeden.
Met behulp van het GEA-framework wordt de samenhang op zowel het niveau van zingeving als het niveau van vormgeving, en tussen beide niveaus, concreet in beeld gebracht. Met de GEA-approach, bestaande uit een enterprisearchitectuur visie, – processen, – producten, – mensen, – middelen, – besturing en -methode, wordt het ‘sturen op samenhang’ geïmplementeerd. Met het GEA-assessment wordt het volwassenheidsniveau van het ‘sturen op samenhang’ gemeten. Met de EC-Index wordt het niveau van de samenhang als resultaat van het ‘sturen op samenhang’ gemeten en op een schaal van één tot tien in een cijfer uitgedrukt.
Beknopte toelichting op de elementen van samenhang
Om de samenhang in een organisatie te kunnen beïnvloeden is het nodig om de samenhang op zin- en vormgevingsniveau, alsook tussen deze niveaus concreet te kunnen duiden. Zoals hiervoor vermeld geschiedt dit met behulp van het GEA-framework. Op zin- en vormgevingsniveau onderscheiden wij vijf samenhangende elementen. Op zingevingsniveau zijn dat de missie, visie, kernwaarden, doelen en strategie. De samenhang tussen deze elementen laat zich als volgt duiden: het mission statement is geabstraheerd van de visie statements, de kernwaarden zijn in lijn met de missie en visie, de doelen zijn in lijn met de missie en visie en niet strijdig met de kernwaarden, en de strategieën leiden tot doelbereik. In de praktijk confronteren wij deze elementen onderling met behulp van matrices.
Op vormgevingsniveau zijn de elementen: perspectieven, kernbegrippen, richtinggevende uitspraken, kernmodellen en relevante relaties. Daar deze begrippen wat minder bekend zijn volgen in onderstaande figuur de definities daarvan.
De samenhang tussen de elementen op vormgevingsniveau laat zich als volgt duiden: de samenhangende set situationele perspectieven maakt het zingevingsniveau waar, de kernbegrippen zijn de zaken waarbinnen een perspectief op wordt gestuurd, richtinggevende uitspraken zijn gekoppeld aan de perspectieven, kernmodellen zijn representaties van perspectieven én in lijn met het corresponderende perspectief, en relevante relaties zijn verbanden tussen richtinggevende uitspraken van verschillende perspectieven. Onderstaand een voorbeeld van een perspectief Medewerker.
Voor diepgaander toelichting zie ons boek GEA enterprise architectuur in de praktijk in zowel het Nederlands als in het Engels.
Toelichting op de EC-index zelf
De eerste versie van de EC-index bestaat uit een digitaal formulier met 75 vragen (zie onderstaande figuur). Deze vragen gaan over de aanwezigheid en toegankelijkheid van de elementen op zin- en vormgevingsniveau, de samenhang op het niveau van zin- en vormgeving én tussen deze niveaus, en de aantallen occurences van deze elementen. Door de inmiddels 15-jarige toepassing van GEA zijn wij met betrekking tot deze aantallen in staat geweest patterns te ontwikkelen uitgedrukt in bandbreedtes.
De belangrijkste karakteristieken van het proces van de EC-Index betreft:
- Antwoord mogelijkheden: ja = 4 punten; ja, maar beperkt = 2 punten; nee / onbekend = 0 punten
- Beantwoording: via smart phone, gemiddeld 20 tot 30 minuten
- Resultaten: anoniem, per groep van vragen, totaal cijfer.
Resultaten van de eerste metingen met de EC-Index
In onderstaande figuur staan de resultaten van een meting beantwoord door twaalf respondenten van tien grote organisaties.
Conclusies en aanbevelingen
De volgende conclusies trekken wij uit deze meting
• Samenhang zingeving voldoende: veel ruimte tot verbetering
• Samenhang vormgeving miserabel: veel werk aan de winkel
• Samenhang tussen zin- en vormgeving: matig; logisch gevolg van vormgeving
• Kwantiteiten elementen: onvoldoende
• Totaal cijfer: 4,6
Voor een ieder die ‘samenhang’ gericht wil beïnvloeden geven wij de volgende aanbevelingen:
• Implementeer ‘sturen op samenhang’
• Meet frequent ‘sturen op samenhang’
• Meet frequent samenhang sec
• Neem meetresultaten op in management dashboard
Dit in het besef dat ondanks een hoge medewerker- en klanttevredenheid door een gebrek aan samenhang de performance van de organisatie als geheel achterblijft.
Frequent uitgevoerd onderzoek naar de samenhang, inclusief kwantificering hiervan uitgedrukt in deelcijfers en een overall cijfer, zou in het licht van de bewezen hypothese ten behoeve van toezichthouders en andere stakeholders, een verplicht jaarverslaggegeven moeten zijn.